HOE 2 MEDEWERKERS VAN ELAN WONEN 43 UUR PER MAAND BESPAREN MET DE FACTUURWIZARD
uur
per maand bespaard
medewerkers
worden er met deze oplossing geholpen
€
wordt er met deze oplossing per maand bespaard
maanden
wordt deze feature al gebruikt
"Ik zocht een robot voor de factuurverwerking, en wat me bij Springleaf opviel is dat ze op mijn lijn zaten: no-nonsense en transparant. Wat ze zeggen, dat doen ze ook. Geen poeha en geen ingewikkeld commercieel verhaal.
Het resultaat mag er zijn: de achterstanden zijn er niet meer, en iemand kan gewoon op vakantie zonder dat we denken: o jee, wie doet dan de facturen? Doordat het repeterende werk wegvalt, houden medewerkers bovendien tijd over voor interessanter werk. Je vergeet bijna dat de robot dat werk doet, en dat is juist een goed teken.
Mijn advies aan andere corporaties? Zet automatisering niet in als doel, maar als middel. Kijk eerst naar je organisatie, praat met je mensen, en kijk dan welke middelen je kunnen ondersteunen."
- Guus van Gelder, teamleider Bedrijfsvoering bij Elan Wonen
Elan Wonen is een ondernemende woningcorporatie die zo'n 7000 woningen beheert in Haarlem en Heemstede. De factuurverwerking was er lange tijd dagelijks handwerk: elke binnenkomende factuur moest handmatig worden opgepakt en in het primaire systeem gezet. Omdat het om een vaste, terugkerende routine ging, slopen er makkelijk foutjes in en ontstonden er achterstanden. Zeker tijdens vakanties of ziekte was de bezetting krap, met vertraging en aanmaningen van leveranciers tot gevolg.
Met de Factuurwizard worden binnenkomende facturen inmiddels automatisch opgehaald uit de mailbox, gescand en met de juiste gegevens in het primaire systeem gezet. Daar komt geen mens meer aan te pas. Ook het boeken van de facturen wordt geautomatiseerd. Deze stap werd eerst nog door de crediteurmedewerker gedaan, maar neemt de Factuurprocessor (onderdeel van de Factuurwizard) binnenkort over.
De Factuurwizard is een automatiseringsoplossing voor slimme factuurverwerking, bestaande uit vier onderdelen. De Mailwizard (facturen) categoriseert binnenkomende facturen, de XML-wizard verwerkt XML-facturen, de Smartscan verwerkt PDF-facturen en de Factuurprocessor maakt facturen automatisch aan in het ERP-pakket.
GEAUTOMATISEERDE PROCESSEN
Factuurwizard
MEER TIJD VOOR WAT ÉCHT TELT.
Door het gebruik van de Factuurwizard heeft het team van Elan Wonen weer rust en ruimte: geen achterstanden meer, en tijd voor werk dat er echt toe doet.
Situatie voor
- Elke binnenkomende factuur moest handmatig worden opgepakt en in het primaire systeem gezet.
- Het dagelijkse, repeterende werk was foutgevoelig en leidde tot achterstanden.
- Tijdens vakantie of ziekte was de bezetting krap en moesten collega's het werk erbij nemen naast hun eigen taken.
- Achterstanden leidden tot aanmaningen en herinneringen van leveranciers.
Situatie na
- Facturen worden automatisch opgehaald, gescand en met de juiste gegevens (zoals bedrag en btw-percentage) in het primaire systeem gezet; ook het boeken ervan wordt met de Factuurprocessor geautomatiseerd.
- De achterstanden zijn verdwenen, en doordat het repeterende werk wegvalt houden medewerkers tijd over voor interessanter werk.
- Vakantie of ziekte vormt geen knelpunt meer; het grootste deel van het werk loopt gewoon door.
- Facturen zijn sneller bij de juiste persoon, waardoor er bijna geen herinneringen meer van leveranciers binnenkomen.
BEN JE BENIEUWD NAAR WAT DEZE OPLOSSING
VOOR JOUW WONINGCORPORATIE KAN BETEKENEN?
