HOE 4 MEDEWERKERS VAN DUDOK WONEN 40 UUR PER MAAND BESPAREN MET DE FACTUURWIZARD
uur
per maand bespaard
medewerkers
worden er met deze oplossing geholpen
€
wordt er met deze oplossing per maand bespaard
maanden
wordt deze feature al gebruikt
"De reden dat we op zoek waren naar een automatiseringsoplossing was dat bepaalde functionaliteiten niet mogelijk waren binnen ons ERP-pakket. Dat zat enorm in de weg. Na een aantal demo's sprong de Factuurwizard van Springleaf eruit.
Met meer dan 8000 onderhoudsfacturen per jaar die handmatig verwerkt moesten worden, was dat de eerste logische stap om te laten automatiseren binnen onze factuurverwerking. De robot vult de facturen automatisch in en stuurt ze naar de juiste budgethouder.
Of andere woningcorporaties ook gebruik moeten maken van de Factuurwizard? Gewoon doen! De samenwerking verloopt fijn en de lijntjes zijn kort. Ook is de oplossing gewoon goed ontvangen bij collega's. Zelfs een nieuwe collega pakte het systeem gelijk op. Let wel op dat vanuit beide partijen er een duidelijke scoping wordt gemaakt.
We zijn nu bezig met de keuze voor een nieuw ERP-pakket, maar we willen nog vóórdat dat staat aan tafel met Springleaf om te kijken naar welke automatiseringsoplossingen er nog meer zijn. Je gaat er altijd op vooruit!"
- Nick Bijloo en Auke Bolleurs van Dudok Wonen
Dudok Wonen is een woningcorporatie met 80 medewerkers en ruim 8000 woningen in de regio Gooi en Vechtstreek. Om efficiënter te werken, tijd te besparen en het werk leuker te maken, was het Finance team op zoek naar automatisering van haar factuurverwerking.
Dudok Wonen startte met het automatisch laten verwerken van onderhoudsfacturen. Omdat kleine facturen door de grote hoeveelheid vaak niet gecontroleerd konden worden, besloot Dudok om deze facturen automatisch te laten goedkeuren door de Factuurwizard. Ook aan de voorkant van het factuurverwerkingsproces bespaart Dudok veel tijd: alleen de echte facturen worden nu verwerkt, en overige e-mails zoals reclame, aanmaningen en herinneringen gaan naar een aparte map.
De Factuurwizard is een automatiseringsoplossing voor slimme factuurverwerking bestaande uit 4 onderdelen. De Mailwizard (facturen) categoriseert binnenkomende facturen. De XML-wizard verwerkt XML-facturen. De Smartscan verwerkt PDF-facturen en de Factuurprocessor maakt facturen automatisch aan in het ERP-pakket.
GEAUTOMATISEERDE PROCESSEN
Factuurwizard
MEER TIJD VOOR WAT ÉCHT TELT.
Door het gebruik van onze feature 'Factuurwizard', kan het team Financiële Administratie van Dudok Wonen zich concentreren op waardevolle werkzaamheden die het verschil maken.
Situatie voor
In hun vorige pakket kwamen er allerlei soorten e-mails binnen op de facturen-inbox. Denk bijvoorbeeld aan reclame, aanmaningen en herinneringen die allemaal handmatig gefilterd moesten worden door een medewerker.
De vorige oplossing waar Dudok Wonen gebruik van maakte, kon facturen niet goed inlezen. Bedragen of btw werd regelmatig verkeerd uitgelezen.
Het vorige pakket waar Dudok Wonen mee werkte had een hogere foutmarge: namelijk 5 op de 100.
Situatie na
De Mailwizard (facturen) voorsorteert de facturen, en stuurt andere soorten e-mails naar een aparte map.
De Factuurwizard leest facturen veel beter in. Ze moeten nog wel gecontroleerd worden, maar de bedragen zijn altijd kloppend.
De Factuurwizard heeft slechts een foutmarge van 1 op de 100, waar er nog aan gewerkt wordt om dit helemaal foutloos te krijgen.
BEN JE BENIEUWD NAAR WAT DEZE OPLOSSING
VOOR JOUW WONINGCORPORATIE KAN BETEKENEN?
