Het Notariskantoor 2.0: Hoe Springleaf en Nobilex de digitale transformatie van het notariskantoor mogelijk maken

Afgelopen januari is Springleaf Automation een samenwerking aangegaan met de notariële software leverancier Nobilex. Springleaf ontwikkelde reeds een AI-oplossing die koopovereenkomsten uitleest, waarna er automatisch vastgoeddossiers worden aangemaakt binnen Nobilex. Sinds kort is deze feature nu ook beschikbaar in het notariële softwarepakket van Nobilex. Om deze samenwerking te belichten, interviewen we Rob van Weeghel, directeur en sinds kort mede-eigenaar van Nobilex.

Het bestaansrecht van de notaris in een digitale maatschappij

Nobilex is ooit gestart vanuit de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), en bedoeld om innovatie te brengen in het traditionele notariaat. Nobilex gelooft heel erg in de waarde van de notaris. Aldus Rob:

Er komen allerlei commerciële digitale initiatieven op in de samenleving, denk bijvoorbeeld aan AI die documenten voor je kan opstellen. Juist in een maatschappij waar heel veel digitaal gaat en het lastig is om te weten wie je kan vertrouwen, is er veel behoefte aan een onpartijdige notaris.

Het is volgens Rob van Weeghel van belang dat het notariaat digitaliseert en niet blijft vasthouden aan tijdrovende, onhandige processen.

Vanuit het KNB is Nobilex eigenlijk ontstaan om het bestaansrecht opnieuw te formuleren voor de notaris in een digitale maatschappij.

De behoefte van het notariaat beantwoord

Om echt de behoefte van het notariaat te kunnen beantwoorden, heeft Nobilex haar eigen visie om de wensen van de notaris centraal te stellen. Zo organiseert Nobilex drie keer per jaar een gebruikersraad, waarin er samen met klanten gekeken wordt naar de top 3 features, waarna die vóór de volgende raad al ontwikkeld kunnen worden.

Binnen twee minuten automatisch een dossier voor een koopovereenkomst

Omdat Nobilex gelooft in het meeliften van de kennis en ervaring die een partij al heeft, is ze een samenwerking aangegaan met Springleaf. Springleaf had reeds een AI-oplossing ontwikkeld die automatisch het dossier van een koopovereenkomst aanmaakte. Deze oplossing herkent automatisch partijen, objecten en overige gegevens in een koopovereenkomst waarna die binnen twee minuten een dossier aanmaakt. Hierna kunnen medewerkers van het kantoor gelijk aan de slag met het dossier. Sinds kort is deze oplossing ook beschikbaar als feature in het Nobilex pakket.

Inmiddels bestaat de feature al een tijd en wordt deze door veel notariskantoren gebruikt.

Met name bij de grotere klanten zie je dat dit echt veel tijd bespaart en veel verlichting biedt, omdat die een groot deel van hun dag bezig zijn met het overnemen van gegevens van de koopovereenkomst in een dossier. Nu hebben medewerkers meer tijd voor contact met klanten.

De slimme assistent Lexi

Afgeleid van de naam ‘Nobilex’, introduceerde Nobilex dit jaar haar nieuwste tool ‘Lexi’: een slimme assistent voor notariskantoren die nog niet met Nobilex werken, maar die wel de vruchten willen plukken van de koppelingen.

Stel je werkt met Quantaris of Van Brug, dan kan het zijn dat je bijvoorbeeld de Springleaf oplossing nog niet in je pakket hebt zitten waardoor koopovereenkomsten automatisch worden uitgelezen en een dossier wordt aangemaakt. Lexi heeft die koppeling wel, en is een soort wereldstekker, waardoor je goed verbonden blijft met allerlei producten.

Andere recente features van Lexi zijn het doen van recherches en het digitaal inschrijven van BV’s bij de Kamer van Koophandel. Voor het koppelen van Lexi met het notariële softwarepakket wordt Springleaf ingezet.

De toekomst van de notaris

Rob van Weeghel verwacht dat de aankomende jaren er nog veel meer in het notariaat geautomatiseerd gaat worden en de digitale dienstverlening omarmd gaat worden.

De maatschappij blijft niet accepteren dat allerlei dingen onder kantoortijden en fysiek op kantoor moeten plaatsvinden. Mensen willen veel sneller kunnen schakelen met klanten. We zullen daar ook met Nobilex in mee moeten gaan.

Hierin zal de rol van de notaris ook veranderen: waar notarissen eerder gegevens moesten overnemen van papier naar een systeem of tussen systemen, zal de notaris veel meer een controlerende rol gaan innemen. Rob:

Een notariskantoor moet eigenlijk transformeren naar een soort compliance kantoor waar zij de regisseur wordt over de transactie.

Vervolgstappen in de samenwerking tussen Nobilex en Springleaf zijn de automatisering van processen zoals ‘verwerken Stater’, ‘verwerken gegevens Move’ en de ‘Mailwizard’ (verwerking binnenkomende mails).