HOE 15 MEDEWERKERS VAN WOONFORTE 20 UUR PER MAAND BESPAREN MET DE MAILWIZARD
uur
per maand bespaard
medewerkers
worden met deze oplossing geholpen
€
wordt er met deze oplossing per maand bespaard
jaar
wordt deze feature al gebruikt
"We gebruiken al sinds 2022 de Mailwizard voor een automatische mailverwerking. Als er bijvoorbeeld een kraan lekt of iets kapot is, dan wordt dat herkend als een technische melding. Zowel onze inkomende als uitgaande mail bij de eerstelijnsservice, het KCC, wordt automatisch gearchiveerd in ons digitale archief en gekoppeld aan de tijdlijn in Embrace. Dat scheelt onze mensen veel tijd en handelingen.
Als we ooit zouden stoppen met de Mailwizard, dan denk ik dat onze medewerkers erg ongelukkig zouden zijn. Per saldo heb je wel meer tijd om écht met je klant bezig te zijn, in plaats van dit soort eenvoudige, saaie administratieve handelingen."
- Roger Welters, Security Officer en ICT-adviseur bij Woonforte
Woonforte is een woningcorporatie met ruim 10.000 huurwoningen in Alphen aan den Rijn en omstreken. Bij de eerstelijnsservice van Woonforte, ook wel het KCC genoemd, kwam vroeger veel handmatig werk kijken bij het verwerken van mail. Elk bericht moest los in het digitale archief worden gezet, waarna er ook nog een taak aan gekoppeld moest worden.
Met de Mailwizard worden binnenkomende en uitgaande mails inmiddels automatisch geclassificeerd en gearchiveerd, en direct gekoppeld aan de juiste klant op de tijdlijn in Embrace. Zo hoeven medewerkers van het KCC niet meer zelf te archiveren en te koppelen, en kunnen ze direct aan de slag met de inhoud van het bericht.
Inmiddels werkt Woonforte aan een volgende stap: een AI-versie van de Mailwizard. Omdat de archiefstructuur inmiddels in veel meer mappen is onderverdeeld dan vroeger, krijgt de Mailwizard dus een verdiepingsslag om mails ook binnen die fijnere indeling goed te blijven herkennen.
GEAUTOMATISEERDE PROCESSEN
Mailwizard
MEER TIJD VOOR WAT ÉCHT TELT.
Door het gebruik van de Mailwizard kan het team van het KCC bij Woonforte zich concentreren op het daadwerkelijk helpen van huurders, in plaats van op archiveringswerk.
Situatie voor
- Elk binnenkomend en uitgaand bericht moest handmatig in het digitale archief worden gezet.
- Medewerkers moesten aan elke mail handmatig een taak koppelen.
- De simpele taak van het handmatig afhandelen van de mail kostte medewerkers van het KCC dagelijks veel tijd.
Situatie na
- Mail wordt automatisch gearchiveerd en gekoppeld aan de tijdlijn in Embrace, zodra deze binnenkomt of verstuurd wordt.
- Medewerkers kunnen direct met de inhoud van een bericht aan de slag, in plaats van eerst tijd te besteden aan archiveren.
- De medewerkers van het KCC besteden deze tijd nu aan andere belangrijke taken zoals het helpen van huurders.
BEN JE BENIEUWD NAAR WAT DEZE OPLOSSING
VOOR JOUW ORGANISATIE KAN BETEKENEN?
