Kern notarissen: betere dienstverlening en meer werkplezier dankzij het Hyperautomation Platform

In 2019 startte Kern notarissen met robot Els. Het notariskantoor in Harderwijk was hiermee de eerste in Nederland die robotisering inzette om administratieve processen uit te voeren. Inmiddels is Els, door de samenwerking met Springleaf Automation, volwassen geworden. Door integratie met andere technologieën (zoals AI), is ze doorontwikkeld tot een hyperautomation oplossing waarmee inmiddels zestien processen zijn geautomatiseerd. En Els is nog lang niet uitgeleerd.

Ons werk beter doen voor klanten en medewerkers

Stephanie Scheiberlich, notaris bij Kern notarissen, stond aan de wieg van robot Els. Ze is specialist in ondernemingsrecht, bedrijfsoverdrachten en mediator. En je kunt haar gerust pionier in automatisering binnen het notariaat noemen. Ze heeft veel affiniteit met nieuwe technologieën. “Wij zoeken altijd naar manieren om ons werk beter te doen, zowel voor onze klanten als voor onze medewerkers,” vertelt Stephanie Scheiberlich. “Els is hier aan tafel ontstaan, in gesprek met één van mijn klanten. In het notariaat is het nog niet zo gebruikelijk om processen te automatiseren, maar het heeft zoveel te bieden.”

Waardevolle contactmomenten met klanten

Ondanks de ontwikkeling van de eerste robot naar het Hyperautomation Platform van Springleaf, staat Els nog steeds voor alle automatisering binnen Kern notarissen. Ze neemt veel werk uit handen. Als Stephanie aan haar werkdag begint, heeft Els al heel wat voorbereid. “Met name de extra’s richting klanten zijn erg waardevol, zoals een berichtje als de stukken binnen zijn. Of een geruststellend mailtje naar klanten dat alles geregeld is, de dag voordat ze een contract komen tekenen. Onze klanten waarderen dat heel erg, blijkt uit onze onderzoeken. Die overigens ook door Els uitgevoerd worden.”

Repeterend en tijdrovend werk verleden tijd

Robot Els neemt ook werk uit handen van de medewerkers van Stephanie. Met name het repeterende en tijdrovende werk, zoals het uitlezen van koopovereenkomsten, aanmaken van dossiers, maken van PEP- en UBO-verklaringen en het koppelen van CDR-afschriften. “Ik heb mijn medewerkers gevraagd welke werkzaamheden ze graag wilden laten overnemen en daar zijn we mee begonnen. Voor sommigen was het in het begin misschien even wennen, maar inmiddels willen we niet anders. Els werkt 25 uur per week en is nooit ziek. Dat geeft mijn medewerkers tijd voor uitdagender en belangrijker werk.”

Samenwerking met Springleaf

Toen de ontwikkelaar van robot Els overleed, moest Kern notarissen op zoek naar een nieuwe partner en die vonden ze een paar jaar geleden in Springleaf Automation. “We zijn echt samenwerkingspartners,” vertelt Stephanie. “Maik komt eens per drie of vier maanden langs en dan praten we even bij. Over wat er aan beide kanten speelt en welke nieuwe mogelijkheden er zijn. Deze maand komt hij weer en willen we het uitlezen van de algemene mailbox automatiseren. Ook gaan we aan de slag met het automatisch printen van alle aktes en stukken, voordat de klant op bezoek komt. Springleaf is betrouwbaar en de lijnen zijn kort. Ze luisteren goed naar je en als er iets is, lossen ze het op.”

Stabiele processen

Stephanie vertelt dat de softwareleverancier niet erg vooruitstrevend is, waardoor ze veel zelf hebben moeten bedenken. Door de samenwerking met Springleaf zijn er nu zestien processen geautomatiseerd binnen Quantaris en omliggende applicaties. Waar geen API-koppelingen mogelijk waren, werden RPA-koppelingen ontwikkeld. “Natuurlijk kost automatiseren in het begin tijd, je moet altijd iets doen om iets te bereiken,” vertelt Stephanie. “Maar als het staat, neemt het zoveel uit handen. En het zijn stabiele processen waar je op kunt rekenen. Je doet jezelf tekort door er niet mee aan de slag te gaan.” Net zoals Springleaf Automation blijft Kern notarissen altijd nadenken over wat ze kunnen verbeteren en automatiseren. Stephanie: “De techniek wordt steeds geavanceerder. Over tien jaar hoop ik dat er veel meer digitaal kan. Ik weet dat de beroepsorganisatie hiermee aan de slag gaat.” Wij zijn er klaar voor! 

Ook aan de slag met automatiseren?

Kern notarissen maakt als eerste Quantaris klant gebruik van het Hyperautomation Platform van Springleaf Automation. Met dit platform ontzorgen wij (onder andere) notariskantoren bij het automatiseren van administratieve processen met het geïntegreerde gebruik van technologieën, zoals AI en RPA. Voor een vast bedrag per maand maakt u gebruik van onze oplossingen, service en support, dashboarding en de community. Kijk hier voor meer informatie.

Stephanie Scheiberlich

Notaris/Mediator

Kern notarissen