Bij woningcorporatie Pré Wonen draait de Factuurwizard al sinds eind 2025, en het voelt alsof het er altijd is geweest. In februari 2026 spraken we Rick Voogd en Suzan Kuper over hun eerste kennismaking met RPA, de weg ernaartoe, en wat het oplevert.
Waarvoor gebruiken jullie de Factuurwizard?
De Factuurwizard bewaakt de crediteurenmailbox. Binnenkomende mails worden automatisch geclassificeerd: betalingsherinneringen, aanmaningen en vragen krijgen hun eigen routing, en de facturen gaan richting de scanstraat. De grootste winst zit in wat er onderweg gebeurt. Bijlagen die bij elkaar horen worden samengevoegd, en in sommige gevallen moeten bijlages juist gesplitst worden. “Daar zit voor ons meteen de grootste winst. Het samenvoegen en uit elkaar trekken van bestanden was best wat handmatig werk, en dat gaat nu automatisch.”
Hoe kwamen jullie bij Springleaf terecht?
Anderhalf jaar geleden zagen ze demo's van drie partijen. Springleaf viel op door de praktische aanpak, de goede praktijkvoorbeelden en de ruime ervaring binnen de woningcorporatiebranche. Als nieuwkomers in automatisering gaf dat rust: een partij die de sector én de processen al kent. “Je hoeft dan niet met z'n tweeën het wiel opnieuw uit te vinden. Je haakt aan op bewezen oplossingen.”
En de implementatie zelf?
Het interne traject kende wat hobbels en vertraging, onder meer door afstemming met interne stakeholders en een jaarrekeningtraject wat ertussen kwam. Het wederzijdse vertrouwen tussen Pré Wonen en Springleaf zorgde ervoor dat er ruimte kon worden genomen om het project even ‘on hold’ te zetten en later weer op te pakken toen daarvoor weer meer tijd beschikbaar was. Bewust werd gekozen voor een flow op de mailbox in plaats van op het ERP-systeem Viewpoint. Pré Wonen zat toendertijd in de voorbereiding voor de implementatie van een nieuw ERP systeem. De flow op de mailbox kan hierdoor, ook na vervanging van het ERP systeem, gebruikt blijven worden. “We vonden het fijn dat Springleaf ons de ruimte gaf om het project even te pauzeren. Omdat RPA voor ons helemaal nieuw was, wilden wij wel voldoende tijd hebben om de implementatie goed aan te pakken. Tijdsgebrek aan onze kant had mogelijk roet in het eten kunnen gooien van een succesvolle implementatie.”
Wat is er sindsdien veranderd?
Minder handmatig, repeterend werk en een veel overzichtelijkere mailbox: alles staat nu gestructureerd in mapjes in plaats van in één grote verzamelinbox. Daarnaast spoort de Factuurwizard ook foutjes op in de facturen, zoals dat facturen niet helemaal voldoen aan de factuurvereisten of dat de naw-gegevens niet juist zijn opgenomen. Deze foutjes glipten er vroeger nog wel eens doorheen, maar komen nu vanzelf in een aparte map terecht zodat hier gerichte actie op kan worden ondernomen. “Het systeem zegt gewoon: deze factuur is fout. Dan kunnen we meteen de leverancier op de hoogte brengen om de factuur aan te passen. Een mooi bijkomend voordeel.”
Zou je de Factuurwizard aanraden?
Ja zeker. De Factuurwizard is een bewezen product en redelijk makkelijk te implementeren. Daarnaast zijn wij erg tevreden over de prettige samenwerking die we hebben gehad met de experts van Springleaf, die goed hebben meegedacht over alle bijzonderheden en uitzonderingen die wij in de Factuurwizard wilden meenemen. De Factuurwizard was precies de laagdrempelige eerste kennismaking met RPA waar ze naar op zoek waren. “De Factuurwizard was voor ons een goede, laagdrempelige instap om kennis te maken met RPA.”
En de toekomst?
Eerst ligt de focus op de ERP-implementatie die dit jaar live gaat. Maar de plannen zijn er al: vanaf 2027 willen ze kijken welke processen zich nog meer lenen voor RPA. Juist een nieuw systeem triggert de vraag of iets niet anders, makkelijker, sneller of efficiënter kan, bijvoorbeeld door routinematige processtappen te automatiseren. “Het is mooi om oplossingen te kunnen implementeren die het werk van de collega’s makkelijker maken. RPA is daar een goed voorbeeld van geweest.”
Het bijzondere? Hoe snel je vergeet hoe het vóór de oplossing ging. Al die kleine handmatige taakjes kostten samen verrassend veel tijd. "Nu de wizard drie maanden soepel draait, voelt het alsof het altijd zo geweest is."