Op donderdag 21 mei van 12:00 uur tot 12:45 uur organiseert Springleaf Automation het webinar ‘Creëer rust in je personeelsadministratie – Leer hoe je weer controle krijgt over je werk door AI’. Het doel van het webinar is om kinderopvangorganisaties te laten zien hoe ze snel en gemakkelijk kunnen starten met het automatiseren van hun alsmaar opstapelende administratieve taken. Renate Quispel, directeur van Kinderopvang Op Stoom, deelt tijdens het live webinar hoe haar organisatie 40 uur per maand bespaart op haar personeelsadministratie door middel van AI.
Maak kennis met Renate Quispel en Kinderopvang Op Stoom
Met een afgeronde studie Pedagogiek startte Renate 22 jaar geleden als leidinggevende bij Op Stoom. Met toen nog maar drie locaties is Renate getuige geweest van de grote groei van de kinderopvangorganisatie. Inmiddels telt Kinderopvang Op Stoom namelijk zo’n 550 medewerkers, in de regio Haarlem en Breda. De kinderopvang biedt kinderdagverblijf, peuteropvang en buitenschoolse opvang.
Renate: “Onze missie is: maak van elke dag je lievelingsdag. Dat geldt voor zowel kinderen als voor onze medewerkers. We laten ze graag nieuwe dingen ervaren. We houden van innovatie; lekker met je voeten in de klei gaan. “
Inmiddels staat ze al 7 jaar samen met haar collega Linda Blankhorst als directeur aan het roer van de organisatie. Onder Renates verantwoordelijkheid valt de afdeling Mens & Organisatie, die bestaat uit de salarisadministratie, recruitment en personeelsbeleid.
De grootste uitdaging in de branche: het personeelstekort
Renate merkt dagelijks wat de gevolgen zijn van de grootste uitdaging in de kinderopvangbranche: het personeelstekort. De vraag naar de kinderopvang groeit, mede doordat de overheid stimuleert dat ouders gaan werken.
Renate: “Er is veel meer vraag dan wij kunnen beantwoorden en dat is een grote uitdaging. Verlofaanvragen kunnen soms past last-minute beoordeeld worden.
Dat vraagt veel flexibiliteit en loyaliteit van ons personeel. Het gevoel dat je geen vrij kunt krijgen, geeft al werkdruk voordat het er überhaupt is."
Het gevolg: een oplopende administratieve druk
Op Stoom lost het tekort aan personeel bij hoge nood op met tijdelijke medewerkers. Bovendien werken bijna alle medewerkers van Op Stoom parttime. Dit zorgt voor een grote druk aan de achterkant van de organisatie: de personeelsadministratie die maar blijft oplopen.
Op het hoofdkantoor in Haarlem wordt de personeelsadministratie voor de gehele organisatie gedaan. Dit zijn veel handmatige taken: bij elke nieuwe medewerker moet een VOG worden aangevraagd en de medewerker moet worden gekoppeld. Vertrekkende medewerkers moeten juist weer ontkoppeld worden. Bovendien moeten certificaten zoals EHBO-diploma’s worden gearchiveerd en up-to-date worden gehouden. De GGD controleert dit bij elke inspectie: een verlopen certificaat of een medewerker die niet correct gekoppeld staat, levert direct een tekortkoming op in het inspectierapport.
Hoe Kinderopvang Op Stoom 40 uur per maand bespaart op haar personeelsadministratie
Om verlichting te bieden aan haar M&O afdeling koos Renate voor de slimme automatiseringsoplossingen van Springleaf. Ze hoorde voor het eerst over Springleaf bij een branchevergadering zo’n drie jaar geleden. Een collega vertelde haar dat je een VOG-koppeling door een robot kon laten doen. Renate: “Ik was echt verbaasd: hoe dan?"
Inmiddels maken Renate en haar team al sinds vorig jaar succesvol gebruik van 5 AI Wizards van Springleaf: ‘Aanvraag VOG’, ‘Check koppeling personenregister‘, ‘Koppelen personenregister, ‘Ontkoppelen personenregister’ en Scannen certificaten’.
Hoe Renate haar team betrokken heeft
Om het automatiseringsproces zo goed mogelijk te laten lopen, heeft ze haar medewerker Cindy van de afdeling Personeelszaken het voortouw laten nemen: “Ik heb echt bij het M&O team neergelegd: hé wat zou je graag willen laten automatiseren? Waar denk je dat de meeste winst in zit voor jou? Wat zou je graag willen dat de robot kan?”
Omdat ze haar team zo heeft meegenomen in het automatiseringsproces, zijn de oplossingen gelijk met enthousiasme ontvangen: “Niemand had eigenlijk dat ze het zelf wilden blijven doen. Het team was juist heel geïnteresseerd in de oplossingen en heel ‘eager’ om er meer over te leren. Ik kreeg juist te horen; Hé, wat leuk. Nu krijg ik weer tijd om iets anders te doen, omdat deze taken me minder tijd kosten.”
Renates tips voor kinderopvangorganisaties die willen starten met automatiseren
Om net als Renate succesvol te starten met automatisering adviseert ze om als eerste stap informatie te verzamelen op de werkvloer: “Vraag eens aan je medewerker: Hé, wat is nou zo’n repeterende taak die elke keer weer terugkomt? Die wellicht foutgevoelig is, waar je weinig energie en voldoening uithaalt.’ Dat is waarschijnlijk de eerste taak die anders geautomatiseerd moet worden. “
Daarnaast pleit Renate ervoor om mee te gaan met verandering: “Je hoeft niet overal verstand van te hebben, maar er zijn wel mensen die er wél verstand van hebben. Als je niet achter de feiten aan wilt lopen, moet je een beetje mee met de tijd.”
Schrijf je in voor het webinar
Renate en Cindy delen tijdens het webinar ‘Creëer rust in je personeelsadministratie – Leer hoe je weer controle krijgt over je werk door AI’ hun praktijkervaring met de AI Wizards en wat hen dit heeft opgeleverd. Wil je net als Kinderopvang Op Stoom 40 uur per maand besparen op je personeelsadministratie? Schrijf je dan in voor het webinar op donderdag 21 mei van 12:00 uur tot 12:45 uur via www.springleaf.nl/webinar/kinderopvang/rust-personeelsadministratie