De vraag is niet meer óf AI de woningcorporatiebranche gaat veranderen, maar hoé je als woningcorporatie AI het beste kan inzetten. Om woningcorporaties inzicht te geven in wat AI voor hen kan betekenen, organiseert Springleaf op donderdag 4 juni in samenwerking met NFIR het live event ‘AI in de praktijk voor woningcorporaties’. Eén van de sprekers is Nick Bijloo van woningcorporatie Dudok Wonen, die zal toelichten hoe Dudok Wonen door slimme factuurverwerking van Springleaf zo’n 20 tot 40 uur per maand bespaart.
Maak kennis met Nick Bijloo & Dudok Wonen
Dudok Wonen is een woningcorporatie met zo’n 80 medewerkers en is actief in de regio Gooi en Vechtstreek. Met ruim 8.000 woningen in het laag- en middensegment in beheer, waarvan het grootste deel uit sociale huurwoningen bestaat, staat Dudok Wonen voor een heldere missie: ‘Voor ons doet iedereen mee. Vandaag en morgen.’
Nick Bijloo is ruim een jaar werkzaam als business consultant bij Dudok Wonen. Als schakel tussen IT en de business houdt hij zich bezig met het optimaliseren van processen, het selecteren van de juiste systemen en het begeleiden van digitale transformatie. Kortgezegd vraagt hij zich dagelijks af: ‘Wat kan ervoor zorgen dat mijn collega's beter en gemakkelijker hun werk kunnen doen?’.
Slimme factuurverwerking met de Factuurwizard
Om efficiënter te werken, tijd te besparen en het werk leuker te maken heeft Dudok Wonen gekozen voor het automatiseren van haar factuurverwerking door middel van de Factuurwizard van Springleaf.
Met meer dan 8.000 onderhoudsfacturen per jaar die handmatig verwerkt moesten worden, was dat de eerste logische stap om te laten automatiseren. De robot vult de facturen automatisch in en stuurt ze naar de juiste budgethouder.
Na de succesvolle implementatie, koos Dudok Wonen ervoor om het goedkeuren van de facturen, mits deze aan bepaalde voorwaardes voldoet, ook te laten automatiseren.
Nick legt uit waarom het zo waardevol is: “Het scheelt ontzettend veel tijd. Hiervoor moest namelijk iedere factuur apart worden doorgezet in het proces, waarna deze op teamniveau beschikbaar werd gesteld voor inhoudelijke beoordeling. Veel van deze facturen waren al in een eerder proces geaccordeerd, namelijk bij de verstrekking van de opdracht. De controle opdracht/factuur wordt later ook door financiën nog gedaan. Nogal dubbelop dus. Nu kunnen we een stap overslaan.”.
De Factuurwizard is een automatiseringsoplossing voor slimme factuurverwerking bestaande uit 4 onderdelen: De Mailwizard (facturen) categoriseert binnenkomende facturen. Daarna worden XML-facturen verwerkt door de XML-Wizard en PDF-facturen door de Smartscan. Tenslotte maakt de Factuurprocessor de facturen automatisch aan in het ERP-pakket.
Meer tijd en minder fouten
Dudok Wonen bespaart zo’n 20-40 uur per maand met de Factuurwizard van Springleaf. Een groot deel van de tijdwinst zit al aan de voorkant van het proces:
Nick: “Met ons vorige pakket kregen we allerlei soorten mails binnen, dus ook reclame facturen. Nu sorteert de Mailwizard alle facturen, en stopt andere mails in een uitvalmap.”
Ook is Nick blij met hoe de facturen worden ingelezen. “Hiervoor werden bedragen of btw verkeerd overgenomen. Natuurlijk moet je ze controleren, maar ze zijn nu gewoon altijd goed. Dat scheelt echt veel tijd.”
Blij met de Samenwerking
Omdat het in het haar eigen ERP-pakket niet mogelijk was om bepaalde functionaliteiten uit te voeren, had Dudok Wonen een aantal demo’s aangevraagd. Nick: “Springleaf sprong hier gewoon uit.”
Door de fijne samenwerking en de korte lijntjes met het developmentteam, denkt Dudok Wonen al na over de volgende stappen. Het komende half jaar zijn ze alleen nog wel bezig met het selecteren en het implementeren van een nieuw ERP-pakket.
Nick: “Toch willen we nog voordat dit nieuwe ERP-pakket staat aan tafel met Springleaf om te kijken welke automatiseringsoplossingen er nog meer zijn. Je gaat er altijd op vooruit!”
Ontdek meer bij het live event op 4 juni
Donderdag 4 juni maakt Nick graag kennis met andere woningcorporaties en gaat hij vertellen hoe de Factuurwizard bij Dudok Wonen in de praktijk wordt gebruikt. Springleaf organiseert dit live event over AI bij woningcorporaties in samenwerking met partner-organisatie NFIR. Dit zal plaatsvinden van 14:00 tot 18:00 uur aan de Burgemeester Roelenweg 12 in Zwolle en bevat een afsluitende borrel. Meld je hier aan.