Elan Wonen is een ondernemende woningcorporatie die zo'n 7.000 woningen beheert in Haarlem en Heemstede. Vanuit de overtuiging dat iedereen recht heeft op een fatsoenlijke woning, biedt de corporatie betaalbare huurwoningen aan mensen die op de sociale huursector zijn aangewezen, met extra aandacht voor senioren en mensen die zorg aan huis nodig hebben. Sinds 2024 werkt Elan Wonen samen met Springleaf om de factuurverwerking te automatiseren. Reden genoeg om langs te gaan voor een interview, juist nu Guus van Gelder - Teamleider Bedrijfsvoering en onder andere verantwoordelijk voor de teams financiële administratie en IT- na 42 jaar met pensioen gaat.
Maak kennis met Guus
"Ik werk al 42 jaar bij Elan, en volgende maand neem ik afscheid," vertelt Guus. "Dan word ik 67 en mag ik stoppen. Een nieuwe levensfase." Geboren in Haarlem en inmiddels wonend in Den Haag, begon hij in 1984 op de financiële administratie en groeide van daaruit door naar de ICT en het teamleiderschap. Onderweg haalde hij zijn Black Belt Lean: "Dat betekent continu verbeteren, elke dag kijken hoe je het vandaag beter kunt doen." Die blik zou later de aanleiding worden om de factuurverwerking aan te pakken. Met rond de honderd medewerkers is Elan Wonen een overzichtelijke club, en dat bevalt Guus. "Je kent iedereen, en er is een prettige sfeer. Als je ergens 42 jaar blijft, moet er iets zijn wat je bindt." De corporatie kijkt bewust verder dan vandaag, met oog voor duurzaamheid: de omliggende nieuwbouwwoningen rond het gloednieuwe kantoor van Elan Wonen zijn dan ook gedeeltelijk van hout gemaakt. Guus zegt daarover: "we denken niet alleen aan het goedkoopste. Het moet ook fijn zijn voor een huurder om er te willen wonen."
Samenwerking tussen Springleaf en Elan Wonen
Guus zocht een robot voor de factuurverwerking en kwam via eigen zoekwerk en referentiebezoeken, bij Springleaf uit. "Ze zaten op mijn lijn: no-nonsense, transparant, en geen ingewikkeld commercieel verhaal." Het eerste contact liep via Gerco, daarna werkte Elan Wonen veel samen met Albert. "Albert heeft geen verborgen agenda, hij probeert je gewoon te helpen. Ook aan jullie kant een fijn stel mensen."
Onze oplossing bij Elan Wonen: de Factuurwizard
Dat juist de factuurverwerking het startpunt werd, was geen toeval. Het was dagelijks, repeterend werk, foutgevoelig, en bij vakantie of ziekte ontstonden al snel achterstanden. Met de Factuurwizard worden binnenkomende facturen nu automatisch opgehaald uit de mailbox, gescand en met de juiste gegevens (zoals bedrag en btw-percentage) in het primaire systeem gezet, waarna de crediteurenmedewerker ze verder verwerkt. Dat levert vooral rust op, zegt Guus: "De achterstanden zijn er niet meer, en iemand kan gewoon op vakantie zonder dat we denken: o jee, wie doet dan de facturen?" Doordat het repeterende werk wegvalt, houden medewerkers bovendien meer tijd over voor interessanter werk. "Je vergeet bijna dat de robot dat werk doet, en dat is juist een goed teken." Een volgende stap is al in de maak: terugkerende facturen van vaste leveranciers, die altijd naar dezelfde grootboekrekening en goedkeurder gaan, ook automatisch laten doorzetten.
De uitdagingen van woningcorporaties
De grootste uitdaging noemt Guus de krapte op de arbeidsmarkt. "Vroeger kreeg je veertig, vijftig reacties op een vacature, nu is dat echt beperkt." Automatisering helpt daarbij, vindt hij, omdat je het werk leuker maakt door het simpele repeterende werk weg te nemen. Over AI is hij nuchter: dat laat hij aan de leveranciers, "want je bent als corporatie er vooral voor de huurder." Zijn advies aan andere corporaties: "Zet automatisering niet in als doel, maar als middel. Kijk eerst naar je organisatie, praat met je mensen, en kijk dan welke middelen je kunnen ondersteunen."
Afscheid na 42 jaar
Volgende maand mag Guus gaan genieten van zijn pensioen en kijkt tevreden terug op zijn tijd bij Elan Wonen: "De teams zijn op orde, er is een fijne sfeer, en ik heb mijn rol succesvol kunnen overdragen aan mijn opvolgers." Hij kijkt uit naar deze nieuwe fase met zijn kleinkinderen en gaat genieten van musea, cultuur en dagjes uit. "Ik kijk met plezier terug, en met plezier naar de toekomst."